Администрация Карачевского района

                                                                                                                      Утверждаю

                                                                                              Глава администрации

Карачевского района»

____________В. Ф. Бабков

                                                                                             

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе организационно-контрольной, информационной и архивной работы

администрации Карачевского района

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

 

            1.1. Отдел организационно-контрольной, информационной и архивной работы администрации района (далее именуется — отдел) является структурным подразделением администрации.

            Целью деятельности отдела является: организационное обеспечение деятельности администрации района, повышение эффективности взаимодействия главы администрации Карачевского района со структурными подразделениями (поселениями, входящими в состав МО «Карачевский район»), выполнение функций администрации района в сфере архивного дела, информационная деятельность.

            1.2. Отдел финансируется из средств местного бюджета в соответствии с действующим законодательством.

            1.3. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности главой администрации района по представлению руководителя аппарата. Положение об отделе и должностные обязанности его сотрудников утверждаются главой администрации района.

            1.4. Работу отдела координирует руководитель аппарата администрации района.

            1.5. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями администрации области, района, территориальными федеральными органами исполнительной власти и иными организациями. Используется печать отдела в установленном порядке в том числе для заверения архивных справок, копий, выписок из документов.

            1.6. В своей работе отдел руководствуется конституцией РФ, законами и иными нормативными правовыми актами РФ, Брянской области, Уставом района, постановлениями и распоряжениями администрации района, постановлениями районного Совета депутатов и настоящим Положением.

 

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

 

            Основными задачами отдела являются:

            2.2. Организация и осуществление контроля за исполнением на территории муниципального образования указов Президента РФ и постановлений РФ в рамках преданных органам местного самоуправления отдельных государственных полномочий, постановлений, распоряжений, Указов губернатора Брянской области, постановлений и распоряжений главы администрации района, постановлений районного Совета депутатов, поручений главы администрации района.

            2.3. Организационное обеспечение мероприятий, проводимых с участием и по поручению главы администрации района (заместителей главы администрации района, руководителем администрации района).

            2.4.Обеспечение организационного взаимодействия администрации района с администрациями поселений, общественными организациями, средствами массовой информации и создание условий для реализации прав граждан на осуществление на территории муниципального образования местного самоуправления.

            2.6. Повышение эффективности организационно-контрольной, информационной и архивной работы в администрации района. Подготовка аналитических материалов, отчетов, прогнозов о работе в пределах своей компетенции.

            2.7. Организация работы по рассмотрению писем, заявлений, устных обращений граждан, выдачи справок. Проведение анализа деятельности структурных подразделений администрации района по рассмотрению писем, заявлений и обращений граждан.

            2.8. Обеспечение функционирования комплекса технических и программных средств автоматизации деятельности Администрации.

2.9. Актуализация и сохранность информационных ресурсов.

2.10. Осуществление методического руководства и контроля за использованием компьютерной техники в структурных подразделениях администрации Карачевского района.

2.11. Осуществление руководства архивным делом.

2.12. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т. ч.:

- хранение и учет документов, принятых в отдел, представление в установленном порядке учетных данных в Управление по делам архивов Брянской области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

 

3. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА.

 

            В соответствии с возложенными на него задачами отдел выполняет следующие функции:

            3.1. Подготовка и представление главе администрации района документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

            3.2. Оказание администрациям поселений структурным подразделениям администрации района консультативной методической помощи в совершенствовании организационно- контрольной работы, планирования и организации личного приема граждан.

            3.3. Рассмотрение обращений граждан, общественных объединений, предприятий и организаций, государственных органов, администраций поселений и городской администрации по вопросам, входящим в компетенцию отдела, внесение по ним соответствующих предложений.

            Анализ рассмотрения поступающих в администрацию района обращений граждан и документов из администраций поселений.

            3.4. Анализ освещения деятельности администрации района в районных средствах массовой информации и в сети интернет.

            3.5. Осуществляет работу по вводу в эксплуатацию автоматизированных информационных систем и сети администрации района.

3.6. Обслуживание и администрирование комплекса средств автоматизации (локальной сети Администрации, серверов локальной сети, рабочих станций и других средств вычислительной техники) Администрации (далее КСА). В том числе:

- осуществление технического обслуживания КСА Администрации в соответствие с эксплутационной документацией;

- устранение (по мере возможностей) аварийных ситуаций в работе КСА Администрации или обеспечение их устранения, принятие мер по недопущению возникновения аварийных ситуаций.

3.7. Установка, сопровождение и модернизация системного и прикладного программного обеспечения, необходимого для деятельности Администрации. В том числе:

- администрирование работы сети;

- обеспечение функционирования и развитие системы автоматизации деятельности Администрации;

- обеспечение функционирования средств электронной связи Администрации;

- обеспечение функционирования и пополнение справочно-информационных систем;

- обеспечение функционирования электронной карты района;

- обеспечение функционирования локальных программных средств на рабочих станциях в пределах служебной необходимости в случае отсутствия сопровождения третьими лицами.

3.8. Обеспечение ведения информационных массивов и баз данных в соответствии с планами Администрации. Предоставление информационных ресурсов пользователям в соответствии с их функциональными обязанностями.

3.9. Обработка информационных запросов районных структур.

3.10. Консультирование и обучение пользователей сети Администрации по вопросам работы с КСА Администрации.

3.11. Взаимодействие с обслуживающими организациями по вопросам обеспечения работоспособности КСА Администрации в гарантийный и послегарантийный периоды.

3.12. Участие в приобретении и разработке и создании проектов программных продуктов для обеспечения автоматизированной работы отделов администрации.

3.13. Отдел обеспечивает хранение и учет:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Брянской области, в т. ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Карачевского района и Брянской области;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т. ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда Брянской области;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Карачевского муниципального района;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

       3.14. Разрабатывает и по согласованию с управлением по делам архивов администрации Брянской области представляет на утверждение администрации района, списки учреждений, организаций, документы которых подлежат передачи в архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

       3.15. Проводить в установленном порядке экспертизу ценности документов хранящихся в архиве.

       3.16. В установленном порядке предоставляет документы архива органа местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально – правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

4. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

 

            Отдел для осуществления своих функций имеет право:

            4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы и информацию от федеральных органов государственной власти, расположенных на территории района, органов местного самоуправления, а также от учреждений, организаций, предприятий и должностных лиц.

            4.2. Использоваться в установленном порядке банками данных администрации района.

            4.3. Использовать в служебных целях имеющиеся средства и системы связи, множительную технику, автотранспортные средства.

            4.4. Привлекать в установленном порядке для осуществления отдельных проверок специалистов других структурных подразделений администрации района.

            4.5. Работники отдела имеют иные права в соответствии с действующим законодательством.

            4.6. Работники отдела обязаны добросовестно исполнять свои функциональные обязанности. За неисполнение своих обязанностей они несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

4.7. Требовать от структурных (функциональных) подразделений администрации района, администраций поселений, учреждений, организаций, предприятий и должностных лиц выполнения правовых актов по вопросам, относящимся к задачам и функциям отдела.

4.8. Контролировать выполнение установленных правил работы с техническим и программным обеспечением Администрации.

4.9. Контролировать ведение информационных ресурсов силами подразделений администрации.

4.10. При проведении технических работ получать доступ к технике структурных подразделений администрации и паролям пользователей с последующей их заменой.

4.11. Представлять администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.12. Вносить на рассмотрение главе Карачевского муниципального района и Управлению по делам архивов Брянской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций.

           4.13. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий учреждений, организаций, предприятий. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий учреждений, организаций, предприятия для участия в решении вопросов сохранности документов архивного фонда Брянской области.

         4.14. Давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациями и предприятиями обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

  

5. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

 

            Деятельность отдела строится в тесном взаимодействии с другими отделами и службами администрации района.